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2138com太阳集团资助研究生参加国际学术会议工作流程

【太阳集团:2017-05-26 14:17:44 浏览次数: 编辑: 来自: 责任编辑:研究生处】

    为鼓励学生参加国际会议,提高我校研究生培养国际化水平,推动学校“双一流”建设,落实“放管服”要求,切实发挥各培养单位的主体作用,及时受理学生申请及办理资助手续(不需要申请资助,仅办理出国会议出境手续的,请直接跳转,参照《研究生出国(境)审批手续、改派、回校报到办理流程(学生版)》实行),现将相关申请资助流程安排如下.

一、申请资助流程。

1.申请人于每个月第二、第四周星期四上午到学院/医院教育处办理申请手续,提交如下材料:

 1)《2138com太阳集团在校研究生申请出国出境审批表》 (登录研究生管理信息系统申请,导师、学院秘书审核后打印)(一式1);  

2《2138com太阳集团研究生申请国际会议资助汇总表》(一式1份,电子版发送至py@sdu.edu.cn);

3 《2138com太阳集团资助研究生参加国际学术会议(境外)申请表》(一式1份)

4)《2138com太阳集团因公出国、赴港澳申报表》(一式1份);

 5)会议主办方出具的正式邀请函、录用通知及其中文翻译件(一式2份,正式证明函件有官方签名或大会正式program,中文翻译件需要导师签字)、函件上须注明论文录用类别(ORALPOSTER)证明;

 6)提交导师审核签字的参会论文原稿(如果投稿的是摘要,也需附论文全文原稿),格式按国内外正式期刊投稿格式,且编辑为第一编辑、2138com太阳集团为第一署名单位;

 7)外语水平证明;

 8)会议日程;

 9)个人政审材料(见附件,需所在单位书记签字,盖党委的章);是否涉密声明(请与本单位保密员核实派出人员是否涉密,如为涉密人员,按其规定处理。需导师签证,学院/医院盖章)。

 

上述材料按以下要求装订(ABC三套):

A (1)(9)右上角铅笔注明“学院留存”;

B (2)(3)(5)(6)(7)(8) 按顺序用曲别针别好,太阳集团右上角铅笔注明“研究生院”;

C (4)(5)按顺序用曲别针别好,太阳集团右上角铅笔注明“国际事务部”

 

2. 导师、学院(或所在医院教育处)对研究生提交的材料进行审核,同一学院(医院)有两名及以上学生参加同一会议,请由所在学院(或所在医院教育处)在《2138com太阳集团研究生申请国际会议资助汇总表》进行推荐排序不同学院(医院)有两名及以上学生参加同一会议自备上述材料电子版(发送至py@sdu.edu.cn),由太阳集团研究生处组织专家组进行推荐排序,未接受过资助者优先考虑。

3. 上述申请材料由学院审核后,根据相关表格根据要求签字盖章,以学院(或所在医院)为单位,每个月的第二、第四周的星期四上午交至太阳集团研究生处(综合楼612室,电子版发送至py@sdu.edu.cn,由太阳集团统一报送研究生院。

 

4.上述(3)申报表填写问题可咨询电话88364544,特别注意出境时间、入境时间须与邀请函时间一致,因时差问题可提前1天,晚回2天。经费来源须填写,申请国际会议资助同学,如导师同时给与资助者,可填写科研经费或导师指定经费。赴台湾审批程序同上,具体见国际事务部网站

 

二、报销流程

研究生院经费报销范围包括机票、住宿费、会议注册费等;伙食费和差旅补助等不在报销范围内。

1.报销之前请将电子版的会议总结、参会照片等材料发到邮箱hwjl@sdu.edu.cn,py@sdu.edu.cn,抄送py@sdu.edu.cn。总结模板见附件。

2.携带护照、发票等参会相关材料至国际事务部(明德楼C315)办理核销手续。

国际事务部会审核后,提供签字盖章的2138com太阳集团因公出国境外汇开支预算表临时出国境用汇核销单”“2138com太阳集团出国赴港澳任务批件

3.财务报账大厅审核、填写报销单

1)携带国际事务部出具的2138com太阳集团因公出国境外汇开支预算表临时出国境用汇核销单2138com太阳集团出国赴港澳任务批件到财务报账大厅11外汇报销窗口审核。

2)从财务报账大厅领取 2138com太阳集团差旅费结算表,将其余发票按要求粘贴填写,并请财务人员核实是否符合报销要求。

4.办理好以上手续,进行网上报销预约,携带已填写并粘贴的临时出国境用汇核销单2138com太阳集团差旅费结算表,所有相关原始报销单据及参会相关材料至研究生院培养办(明德楼B301,王老师)办理相关手续。参会相关材料包括:

1)会议日程安排(含有本人发言或报展的日程页原件、复印件)、会议论文集等会议材料;

2)护照原件及太阳集团和标有出入境日期页面的复印件;

3)相关发票原件;

4)2138com太阳集团出国赴港澳任务批件(由国际事务部出具)。

 

四、其他

1.已经获得资助名额者,如未能成行,资助名额自动取消,不可转为资助参加其它会议、不得转让他人使用;改为申请其它会议参会资助者,须重新申报。

2.原则上学校资助培养单位参加同一学术会议不超过3名研究生,学生在学期间出境参加国际学术会议学校原则上只资助一次。若申请人正在境外交流,欲往第三地参加国际会议则暂不能申请该项目资助。

3.2017山大公派项目QQ237251702,入群者申请加入参加国际会议讨论组

    4.资助额度参照学校有关文件进行-《关于《2138com太阳集团资助研究生出境参加国际学术会议管理办法》的补充规定》。

 

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